「監査対応」パトロールデータとは何を意味するのか
Definition: 監査可能なパトロールデータは、誰がどのルートを歩いたか、いつ、どの順序で歩いたかの完全なタイムスタンプ付き記録であり、事後に編集できないように保存されています。
紙のサインインシートは、誰かが何をしたと主張するかを記録します。ガードツアーシステムは、ガードが書き換えることができないデバイスによってキャプチャされた実際に起こったことを記録します。その違いが、データを証拠として受け入れられるものにします。
監査準備が整っているということは、完璧な巡回を意味するわけではありません。それは、監査人や保険会社が必要とする正確で検証可能な説明を意味します。
パトロール記録が監査証拠になる方法
警備員の歩みから監査可能な記録への道には4つのステップがあります。各ステップは、紙に基づく証拠が異議を唱えることができるポイントを削除します。
- チェックポイントが読み取られます。リーダーは、チェックポイントIDと内部リアルタイムクロックからの正確な時刻を記録します。
- 読み取りは人物に帰属されます。ガードはシフト開始時に個人IDタグを読み取るため、すべてのスキャンは名前のある個人にリンクされます。
- データはソフトウェアにダウンロードされます。スーパーバイザーはUSBで読み取りをアップロードし、ソフトウェアはそれらを計画されたルートと比較します。
- レポートがエクスポートされます。PDFまたはExcelファイルには、カバーされたポイント、見逃されたチェックポイント、インシデントタグが表示されます。これらはシフトの固定記録です。
- カバレッジ:必要なチェックポイントはすべて訪問されましたか?
- タイミング:必要な期間内にラウンドが完了しましたか?
- 帰属:各読み取りは名前付きガードに関連付けられていますか?
- 完全性:記録が変更されていないことを示すことはできますか?
保険金請求におけるガードツアーデータの使用
盗難、火災、水害、怪我などの損失の後、保険会社は1つの質問をします:リスクは合理的な注意を払って管理されていましたか?パトロール記録は意見ではなくデータで答えます。
| 保険会社が尋ねる質問 | 紙のログが示すもの | ガードツアーシステムが示すもの |
|---|---|---|
| 必要に応じて、その地域は巡回されましたか? | 警備員が書いた署名 | タイムスタンプは、各チェックポイントでの存在を証明する読み取り |
| チェックされたルートで事件が起こりましたか? | 不明-位置データなし | ギャップがフラグされた正確なルートカバレッジ |
| デューデリジェンスは文書化されましたか? | バックデートが可能なシート | 事後に書き換えられないファイル |
少なくともあなたの保険会社と現地の法律が要求する期間（通常12〜24ヶ月）のパトロール記録を保持してください。一部の契約ではより長い期間を要求しています。
何を輸出し、どのように保管するか
監査や請求の前に、3つの出力を準備してください。スタッフの離職やコンピュータの障害を乗り越えるために、それらを保存してください。
- 監査ウィンドウをカバーする期間ごとのパトロールレポート（PDF）をエクスポートします。
- チェックポイントID、ガード名、タイムスタンプを含む生の読み取りログ(Excel)をエクスポートしてください。
- 見逃されたチェックポイントとインシデントを示す例外リストをエクスポートします。
- ファイル名に日付を含む共有のバックアップされた場所に3つすべてを保存してください。
クラウドレポートはここで役立ちます:自動的にアップロードされた記録は、盗まれたノートパソコンや削除されたローカルファイルに対して免疫があります。
パトロール記録の事前監査チェックリスト
監査人や保険会社が要求する前に、パトロールデータが有効であることを確認するために、このチェックリストを使用してください。
- すべての必要なチェックポイントには、一意の固定IDがあります。
- 各警備員は個人IDタグを持っており、毎回のシフトで使用しています。
- レポートはソフトウェアから生成され、手作業で再入力されることはありません。
- レコードはギャップなしで完全な保持期間をカバーします。
- 予備のリーダーとダウンロード方法が存在するため、データが失われることはありません。
よくある質問
保険会社が独自の価格設定を書き換えることができないこともありますが、多くの人が文書化されたパトロール検証をリスクコントロールの証拠として認識しており、更新時に検討します。ブローカーに、購入前に引受人が受け入れる証拠形式を尋ねてください。
保険会社の要件と現地の法律に従ってください。通常は12〜24ヶ月ですが、一部の契約にはそれ以上の期間が必要です。ライブデータベースだけでなく、エクスポートを保存して、システムの変更に耐えられるようにしてください。
適切に設定されたシステムは、事後編集を事実上不可能にします。タイムスタンプはリアルタイムクロックによって不揮発性メモリに書き込まれ、エクスポートは固定ファイルです。リスクはソフトウェアではなく、デバイスまたはローカルファイルを失うことです。そのため、バックアップやクラウドアップロードが重要です。
