ข้อมูลการลาดตระเวน "การตรวจสอบพร้อม" หมายถึงอะไร
Definition: ข้อมูลการตรวจสอบพร้อมลาดตระเวนเป็นบันทึกที่สมบูรณ์และประทับเวลาของผู้ที่เดินเส้นทางใด ในเวลาใด และในลำดับใด เก็บไว้ดังนั้นจึงไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากความเป็นจริง
แผ่นลงชื่อด้วยกระดาษบันทึกสิ่งที่มีคนอ้างว่าทำ ระบบทัวร์ยามบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งจับได้โดยอุปกรณ์ที่ยามไม่สามารถเขียนทับได้ ความแตกต่างนี้ทำให้ข้อมูลสามารถนำมาเป็นหลักฐานได้
การตรวจสอบพร้อมไม่ได้หมายถึง การลาดตระเวนที่สมบูรณ์แบบ มันหมายถึงบัญชีที่ซื่อสัตย์ตรวจสอบได้ของสิ่งที่เป็นและไม่ได้ทำ-ซึ่งเป็นสิ่งที่ ผู้สอบบัญชีหรือผู้ประกันต้องการ
บันทึกการลาดตระเวนกลายเป็นหลักฐานการตรวจสอบอย่างไร
เส้นทางจากการเดินของยามไปยังบันทึกที่สามารถตรวจสอบได้มีสี่ขั้นตอน แต่ละขั้นตอนจะเอาจุดที่สามารถโต้แย้งหลักฐานที่ใช้กระดาษได้
- จุดตรวจถูกอ่าน ผู้อ่านบันทึกรหัสจุดตรวจและเวลาที่แน่นอนจากนาฬิกาแบบเรียลไทม์ภายใน
- การอ่านมีความสัมพันธ์กับบุคคล ยามอ่านแท็ก ID ส่วนบุคคลที่เริ่มต้นการเปลี่ยนกะ ดังนั้นทุกการสแกนจะเชื่อมโยงกับบุคคลที่ระบุชื่อ
- ข้อมูลถูกดาวน์โหลดไปยังซอฟต์แวร์ ผู้ควบคุมอัปโหลดการอ่านโดย USB ซอฟต์แวร์เปรียบเทียบกับเส้นทางที่วางแผนไว้
- รายงานจะถูกส่งออก ไฟล์ PDF หรือ Excel แสดงจุดที่ครอบคลุม จุดตรวจที่พลาด และแท็กเหตุการณ์-บันทึกคงที่ของการเปลี่ยนกะ
- ความครอบคลุม: จุดตรวจที่จำเป็นทั้งหมดถูกเยี่ยมชมหรือไม่?
- ระยะเวลา: รอบเสร็จสมบูรณ์ภายในหน้าต่างที่ต้องการหรือไม่?
- การระบุแหล่งที่มา: แต่ละการอ่านผูกติดกับยามที่ระบุชื่อหรือไม่?
- ความสมบูรณ์: บันทึกสามารถแสดงให้ไม่เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่?
การใช้ข้อมูลทัวร์ยามในการเรียกร้องประกัน
หลังจากการสูญเสีย-การขโมย ไฟไหม้ ความเสียหายจากน้ำ หรือการบาดเจ็บ-บริษัทประกันถามคำถามเดียว: ความเสี่ยงที่จัดการด้วยความระมัดระวังที่เหมาะสมหรือไม่? บันทึกการลาดตระเวนตอบด้วยข้อมูล ไม่ใช่ความคิดเห็น
| คำถามที่บริษัทประกันถาม | สิ่งที่บันทึกกระดาษแสดง | สิ่งที่ระบบทัวร์ยามแสดง |
|---|---|---|
| พื้นที่ถูกลาดตระเวนตามที่ต้องการหรือไม่? | ลายเซ็นที่เขียนโดยยาม | การอ่านที่ประทับเวลาพิสูจน์การปรากฏตัวที่แต่ละจุดตรวจสอบ |
| เหตุการณ์เกิดขึ้นในเส้นทางที่ตรวจสอบหรือไม่? | ไม่ทราบ-ไม่มีข้อมูลตำแหน่ง | ครอบคลุมเส้นทางที่แน่นอนพร้อมช่องว่างที่ถูกตั้งค่าสถานะ |
| ได้รับการจัดทำเอกสารความระมัดระวังที่เหมาะสมหรือไม่? | แผ่นที่สามารถย้อนกลับวันที่ได้ | ไฟล์ที่ไม่สามารถเขียนใหม่ได้หลังจากความเป็นจริง |
ให้บันทึกการลาดตระเวนอย่างน้อยระยะเวลาที่ผู้ประกันและกฎหมายท้องถิ่นของคุณต้องการ-โดยทั่วไป 12 ถึง 24 เดือน สัญญาบางฉบับกำหนดระยะเวลาที่ยาวนานกว่านั้น
สิ่งที่จะส่งออกและวิธีการจัดเก็บ
ก่อนการตรวจสอบหรือการเรียกร้อง ให้เตรียมผลลัพธ์สามรายการ เก็บไว้ในที่ที่พวกเขาจะรอดจากการเปลี่ยนงานของพนักงานและความล้มเหลวของคอมพิวเตอร์
- ส่งออกรายงานการลาดตระเวนรายงวด (PDF) ที่ครอบคลุมหน้าต่างการตรวจสอบ
- ส่งออกบันทึกการอ่านดิบ (Excel) พร้อมรหัสจุดตรวจ ชื่อยาม และการประทับเวลา
- ส่งออกรายการยกเว้นที่แสดงจุดตรวจและเหตุการณ์ที่พลาด
- บันทึกทั้งสามไปยังตำแหน่งที่ใช้ร่วมกันและสำรองข้อมูลด้วยวันที่ในชื่อไฟล์
การรายงานบนคลาวด์ช่วยได้ที่นี่: บันทึกที่อัปโหลดโดยอัตโนมัติจะปลอดภัยจากแล็ปท็อปที่ถูกขโมยหรือไฟล์ท้องถิ่นที่ถูกลบ
รายการตรวจสอบก่อนการตรวจสอบสำหรับบันทึกการลาดตระเวน
ใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อยืนยันว่าข้อมูลการลาดตระเวนของคุณจะคงอยู่ก่อนที่ผู้สอบบัญชีหรือผู้ประกันจะขอ
- ทุกจุดตรวจที่จำเป็นมี ID คงที่ที่ไม่ซ้ำกัน
- ยามแต่ละคนมีแท็ก ID ส่วนบุคคลและใช้มันทุกการเปลี่ยนกะ
- รายงานถูกสร้างขึ้นจากซอฟต์แวร์ ไม่ได้พิมพ์ด้วยมือ
- บันทึกครอบคลุมระยะเวลาการเก็บรักษาเต็มรูปแบบโดยไม่มีช่องว่าง
- มีเครื่องอ่านและวิธีการดาวน์โหลดสำรองอยู่ ดังนั้นข้อมูลจะไม่สูญหาย
คำถาม
บางครั้งบริษัทประกันไม่สามารถเขียนราคาของตนเองใหม่ได้ แต่หลายแห่งยอมรับการตรวจสอบการลาดตระเวนที่มีเอกสารเป็นหลักฐานของการควบคุมความเสี่ยง และจะพิจารณาเมื่อต่ออายุ สอบถามนายหน้าของคุณว่าผู้รับประกันของพวกเขายอมรับรูปแบบหลักฐานใดก่อนที่คุณจะซื้อ
ปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ประกันและกฎหมายท้องถิ่นของคุณ 12 ถึง 24 เดือนเป็นเรื่องปกติ และสัญญาบางอย่างต้องใช้เวลานานขึ้น เก็บรักษาไฟล์ที่ส่งออก ไม่ใช่เพียงฐานข้อมูลสด จึงจะอยู่รอดจากการเปลี่ยนแปลงของระบบ
ระบบที่กำหนดค่าอย่างถูกต้องทำให้การแก้ไขหลังจากความจริงเป็นไปไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ: การประทับเวลาจะเขียนโดยนาฬิกาแบบเรียลไทม์เพื่อหน่วยความจำที่ไม่ระเหย และการส่งออกเป็นไฟล์คงที่ ความเสี่ยงไม่ใช่ซอฟต์แวร์-มันคือการสูญเสียอุปกรณ์หรือไฟล์ท้องถิ่น ซึ่งเป็นเหตุผลในการสำรองข้อมูลและการอัปโหลดคลาวด์
